Tạo danh sách thả xuống của Microsoft Excel

Tạo một lựa chọn thả xuống trong Excel để tùy chỉnh dữ liệu ô

Microsoft Excel không chỉ là một chương trình để tạo danh sách và bảng. Nó mạnh hơn thế nhưng đối với hầu hết chúng ta, chúng ta sẽ không bao giờ sử dụng tất cả các tính năng nâng cao mà Excel cung cấp. Để thành thạo Excel sẽ cần rất nhiều nghiên cứu và thực hành và hầu hết mọi người không bao giờ đạt được điều đó.

Nếu bạn giống như hầu hết chúng ta và thích tạo danh sách và bảng trong Excel thì có một tính năng gọn gàng mà bạn có thể sử dụng nếu bạn có nhiều thông tin sẽ được lặp lại hoặc nếu bạn chỉ cho phép nhập một số thông tin nhất định. một ô, hàng hoặc cột cụ thể. Điều này rất hữu ích khi bạn có một bảng tính sẽ được người khác điền vào và bạn muốn giới hạn những gì đi vào các ô và chỉ có các giá trị cụ thể.

Tính năng này thường được gọi là danh sách thả xuống và tương đối dễ thiết lập và sửa đổi nếu cần. Điều đầu tiên bạn nên làm là tạo bảng tính của mình theo cách bạn muốn. Sau đó, bạn cần một nơi để lưu trữ các lựa chọn trường cho các cột đó. Chúng tôi thấy sẽ dễ dàng hơn nếu bạn tạo một trang tính riêng chỉ để lưu trữ danh sách các lựa chọn trường này. Trang tính chính của chúng tôi được gọi là Nhân viên và trang thông tin lĩnh vực của chúng tôi được gọi là Dữ liệu và chúng tôi muốn có một danh sách thả xuống cho một cột được gọi là Phòng ban.

Đây là trang tính chính của chúng tôi với cột Bộ phận đã sẵn sàng được định cấu hình với danh sách thả xuống.

Sau đó, chúng tôi có Bảng dữ liệu của chúng tôi với tiêu đề cột và danh sách bộ phận mà chúng tôi muốn sử dụng. Bạn không phải sử dụng tiêu đề cột trong bảng dữ liệu của mình trừ khi bạn có nhiều danh sách thả xuống và muốn theo dõi chúng dễ dàng hơn.

Bây giờ là lúc để cấu hình danh sách thả xuống cho cột Bộ phận. Để thực hiện việc này, chỉ cần đánh dấu các ô mà bạn muốn áp dụng danh sách thả xuống, sau đó nhấp vào tab Dữ liệu, sau đó nhấp vào biểu tượng Xác thực dữ liệu và sau đó chọn Xác thực dữ liệu từ trình đơn thả xuống. Tiếp theo bạn sẽ chọn Danh sách từ menu Cho phép và nhấp vào biểu tượng chọn nguồn được gạch đỏ bên dưới.

Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu của bạn và đánh dấu các ô trong cột Cục để thêm phạm vi đó vào nguồn. Sau đó nhấp vào biểu tượng lựa chọn nguồn một lần nữa và sau đó nhấp vào OK.

Bây giờ khi bạn quay lại trang tính chính của mình, bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn nhấp vào một ô sẽ có một mũi tên thả xuống và các mục từ Bảng dữ liệu của bạn sẽ được điền trong các tùy chọn thả xuống.

Nếu bạn cần thêm, bớt hoặc thay đổi các mục thả xuống, bạn chỉ cần quay lại bảng dữ liệu và thực hiện các thay đổi của mình. Bạn thậm chí có thể sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái, v.v. và chúng cũng sẽ được sắp xếp trong danh sách thả xuống của bạn. Nếu bạn thêm nhiều mục hơn bạn đã định cấu hình ban đầu khi thực hiện lựa chọn nguồn, bạn sẽ phải thực hiện lại lựa chọn để thêm các ô bổ sung để nó có thể sử dụng chúng trong danh sách thả xuống của bạn.

Nếu ai đó cố gắng nhập một phòng ban, v.v. theo cách thủ công, họ sẽ gặp lỗi cho biết “ Giá trị không khớp với các hạn chế xác thực được xác định cho ô này ”.

Điều này có ở đó, vì vậy họ không thể chỉ thêm những thứ bạn không muốn mà sẽ đánh bại mục đích của việc có danh sách thả xuống để bắt đầu.